Opgaverne indeholder blandt andet følgende elementer: grafisk opsætning, tryk af konferencematerialer samt distribution.

 
1.1 Opgavebeskrivelse
I forbindelse med konferencen skal der udarbejdes forskellige konferencematerialer, heriblandt et konferencemagasin, der skal sendes ud til konferencens 1000 deltagere forud for konferencen. Opgaven vedr. magasinet indeholder grafisk opsætning, tryk, pakning og distribution. Konferencemagasinet skal blandt andet indeholde artikler, konferenceprogram, sponsorprofiler og logoer. Oplaget er på 1.500 stk.

I forbindelse med opgaven ønsker IT- og Telestyrelsen faglig rådgivning i valg af konferencematerialer. Det skønnes, at der i forbindelse med løsning af opgaven vil være behov for konferencematerialer som for eksempel:

• Kampagneavis (layout, tryk og distribution)
• Elektronisk bannerpakke (layout)
• Roll-ups med ca. 55 sponsorlogoer (layout og tryk)
• Stofbannere i forskellige størrelser med ca. 55 sponsorlogoer (layout og tryk)
• Plakater (layout og tryk)
• Gulvfolier i diverse størrelse til skiltning m.m.

1.2 Tidsplan
Udarbejdelsen af konferencematerialer skal påbegyndes i januar og opgaven udløber med udgangen af april måned.

1.3 Krav til tilbuddet

Tilbudet skal gives på følgende løsninger:

Priseksempler på konferencemagasiner. Da alt materiale er under udarbejdelse, er det usikkert hvilken størrelse og kvalitet magasinet skal have, hvorfor der ønskes priseksempler på to muligheder. Det påtænkes at vælge en af løsningerne.

• Konferencemagasin løsning 1:
Tryk og grafisk opsætning af 32 siders konferencemagasin i formatet  21X22,7. Papir 150 gr. Lessebo design smooth white / Maxioffset 150 g. Oplag 1500 stk. Pakning og distribution af konferencemagasin til konferencens 1000 deltagere forud for konferencen.

• Konferencemagasin løsning 2:
Tryk og grafisk opsætning af 20 siders konferenceavis i format et 280x400 med papir 90 g, Munken Lynx. Oplag 1500 stk. Pakning og distribution af konferenceavis til konferencens 1000 deltagere forud for konferencen.

Tilbudsgiver skal i tilbuddet inkludere:

- Tilbudsgivers generelle timepris for løsning af potentielle delopgaver, optioner, med angivelse af ydelsens karakter.

- Tilbudsgivers CV med angivelse af relevante erfaringer og kompetencer inden for udarbejdelse af grafisk opsætning, tryk og distribution, særligt fra lignende opgaver.

1.4 Tildelingskriterier
Tildeling af kontrakten sker på baggrund af kriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.
Ved sammenligning af de indkomne tilbud anvendes følgende tildelingskriterier:

1.4.1 Pris (vægtes med 70 procent)
Prisen på tilbuddet vægtes med 70 procent, således, at den deles op på henholdsvis priseksempler og den generelle timepris.

- Priseksempler jf. punkt 1.3. Henholdsvis løsning 1 og løsning 2 vurderes med 70 procent.
- Den generelle timepris vurderes med 30 procent

1.4.2 Kompetencer (vægtes med 30 procent)
Ved kompetencer forstås, at tilbudsgiver besidder de for opgaven relevante færdigheder som grafisk opsætning, tryk og distribution og derudover har erfaring, som indikerer, at tilbudsgiver vil kunne løfte opgaven.

1.4.3. Andet
Delbud accepteres ikke.

Det vil ikke være muligt at overvære åbningen af tilbud.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud er IT – og Telestyrelsen uvedkomne.

1.5 Indsendelse af tilbud
Tilbuddet skal afgives skriftligt pr. email og være formuleret på dansk.

Tilbuddet skal indeholde en maksimalt tre måneder gammel serviceattest fra Erhvervs – og Selskabsstyrelsen og skal sammen med tilbuddet fremsendes elektronisk til IT- og Telestyrelsen på med cc til . Emnefeltet i mailen skal indeholde teksten: ”Afgivelse af tilbud på trykkeri til Digitaliseringskonferencen 2011", att.: Camilla Lerbech Dworsky.

Det skal bemærkes at sagsbehandlingstiden for en serviceattest i henhold til Erhvervs- Selskabsstyrelsens hjemmeside er 1 – 2 uger. Det kan anbefales at anmode om serviceattesten elektronisk via www.virk.dk, hvor serviceattesten kan bestilles med NemID.

Tilbuddet skal være IT- og Telestyrelsen i hænde senest fredag den 10. december 2010 kl. 12.00.

Tilbud der modtages uden en gyldig serviceattest eller efter det angivne tidspunkt, vil være at betragte som ukonditionsmæssige og vil derfor ikke bliver taget i betragtning.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i to måneder fra afgivelse af tilbuddet.

IT- og Telestyrelsen anser ikke tildelingen af ordren for afsluttet før kontrakten er underskrevet.

1.6 Besvarelse af skriftlige spørgsmål
Der er mulighed for at stille skriftlige spørgsmål indtil mandag den 6. december 2010 kl. 12.00. Spørgsmål skal sendes til  med cc til

Spørgsmål og svar på disse vil løbende blive offentliggjort på www.itst.dk. Spørgsmål der stilles efter den 6. december 2010 kl. 12.00 vil ikke blive besvaret.

Hvis nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til, at IT- og Telestyrelsen finder det nødvendigt at foretage en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af opgavebeskrivelsen vil disse blive offentliggjort på www.itst.dk.

Der er ikke mulighed for at få besvaret mundtlige spørgsmål undervejs i processen.

1.7 Kontaktoplysninger
Kontaktperson: Camilla Lerbech Dworsky, , Kampagne- og Konferenceområdet, IT- og Telestyrelsen.

 Spørgsmål og svar vedrørende udbud:

1. Følgende spørgsmål er stillet tirsdag den 23. november 2010

• Omfanget på elektronisk bannerpakke (layout) kan være meget forskellige, kan I evt. henvise til eksempler?
• Er der tale om 55 forskellige roll-ups, eller en type med 55 logoer?
• Det er muligt, at producere stofbannere, på 110gr., 205gr. eller 300gr. polyester max bredde 240 cm –Hvilken tykkelse ønsker I pris på?
• Hvor mange plakater (layout og tryk) skal I bruge pris på og i hvilket format?
• Vedr. gulvfolier i diverse størrelse til skiltning m.m., skal det være 2, 5 eller 7års folie (holdbarhed) max bredde 156cm?
  

2. Følgende spørgsmål er stillet onsdag den 24. november 2010:

• Antal og størrelser på det hele?
• Elektronisk bannerpakke (layout ), skal det være pr. banner og hvad er antallet?

3. Følgende spørgsmål er stillet torsdag den 2. december 2010

• Hvordan skal konferencemagasinerne pakkes, skal det kuverteres eller folieres og adresseres til 1.000 adresser?
• Og skal de 500 sidste leveres over til jer?
   

4. Følgende spørgsmål er stillet torsdag den 2. december 2010

• Har I selv en aftale med Post Danmark, så de fakturaer Jer direkte?
• Skal vi adressere bagsiden af magasinet som så bliver sendt løst eller skal de folieres, kuverters eller andet?
   

5. Følgende spørgsmål er stillet fredag den 3. december 2010

• For at kunne udarbejde korrekt pris på opsætning af Konferencemagasin, løsning 1 og løsning 2 – er der så mulighed for at få tilsendt eksempel på hvorledes layoutet vil være i de 2 løsninger?
• Hvordan skal pakningen og distribution udføres ved hhv. løsning 1 og løsning 2? Løsninger kunne være følgende: Adresseprint direkte på bagsiden af magasinet? Foliering af magasinet og adresseprint på folien? Kuvertering af magasin i kuvert med tilhørende følgebrev hvor adresse er printet på? Skal magasinerne indleveres til PostDanmark eller anden adresse? Står Videnskabsministeriet selv for afregning af porto med PostDanmark?
   

6. Følgende spørgsmål er stillet fredag den 3. december 2010

•  Leverer I kuverter + følgebreve til pakning, eller skal vi også producere dem?

Her følger svar på ovenstående spørgsmål:

1. Som beskrevet i udbudsmaterialet, så ønskes der kun konkret tilbud på de to forskellige løsninger af konferencemagasinet (se punkt 1.3), og på tilbudgivers generelle timepris.

2. Se svaret ovenfor.

3. Konferencemagasinerne skal fremsendes i kuverterer, som skal adresseres og distribueres til 1000 adresser forud for konferencen. De resterende 500 magasiner skal fremsendes til os.
 

4. I forbindelse med distribueringen benytter vi os ikke af en aftale hos Post Danmark. Alle magasiner/aviser skal kuverteres og adresseres med tilhørende følgebrev. Følgebrevet skal ikke adresseres.
 

5. Som det fremgår af udbudsmaterialet, jf. pkt. 1.3, så ønskes der kun angivelse tilbudsgivers generelle timepris på tryk og grafisk opsætning af konferencemagasiner. Det forventes, at konferencemagasinets layout udarbejdes i samråd mellem grafiker og IT – og Telestyrelsen. 

Pakningen og distribution skal ved begge løsningsforslag udføres ved kuvertering af magasin, som adresseres med tilhørende følgebrev. Følgebrevet skal ikke adresseres. Magasinerne skal indleveres til Post Danmark, som videredistribuerer. Videnskabsministeriet står ikke selv for afregning af porto med Post Danmark. 
 

6. Vi fremsender kuverter, brevpapir og tekst til følgebreve til pakning. Det forventes, at tilbudsgiver varetager tryk på brevpapir.