Siden 1. januar 2011 har det været et krav, at offentlige myndigheder skal bruge den åbne PDF-standard ”A-1” som dokumentformat, når der afsendes ikke-redigerbare dokumenter til borgere og virksomheder. Eksempler er informationsbreve, afgørelser, etc. Samme krav gælder, når myndigheder publicerer dokumenter, der skal læses og ikke redigeres, på myndighedernes hjemmesider – eksempelvis rapporter.

Denne type PDF’er kan frit implementeres i diverse applikationer, hvorfor der findes mange applikationer, der kan læse disse dokumenter på både PC, Mac og diverse mobiltelefoner.

PDF/A-1 findes imidlertid i to versioner – den fulde version, der muliggør handicaptilgængelighed kaldet A-1a, og en basal version kaldet A-1b. IT- og Telestyrelsen anbefaler, at offentlige myndigheder anvender PDF/A-1a versionen, da dette gør, at både det obligatoriske krav om, offentlige myndigheders anvendelse af åbne standarder samt offentlig anvendelse af tilgængelighedsstandard WCAG overholdes.

Det er muligt at eksportere dokumenter i PDF/A-1a fra alle de seneste versioner af de største kontorpakker på markedet. Klik her for at se hvordan man kan generere en PDF/A-1a ud fra et .doc-dokument.

Links til den politiske baggrund for kravet om PDF:
Konklusionspapir om anvendelsen af åbne standarder for software i det offentlige (januar 2010) samt Aftaler om den kommunale og regionale økonomi for 2011 (juni 2010) side 33

Link til krav om standarder for offentlige hjemmesider og tilgængelighed