På denne side kan du læse om:

Hvorfor Sag og dokument standarder?

Hvem skal bruge standarderne?

Hvem udarbejder standarderne?

De godkendte Sag og dokument standarder

Gyldighedsområdet for standarderne

Vejledning om ikke-funktionelle egenskaber

Proof of Concept

Høringsmaterialet

Procesfortælling 2009 – 2015

Tilgængelighed

Hvorfor Sag og dokument standarder?

Det overordnede formål med standardiseringen under OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet er at understøtte et bedre samspil og en smidigere integration mellem fagsystemer og ESDH, og mellem forskellige ESDH-systemer.

En standardiseret tilgang til data i ESDH og fagsystemer vil muliggøre automatisering af arbejdsgange internt i organisationer, samt af overdragelse af sager og dokumenter imellem organisationer og vil lette udviklingen af selvbetjeningsløsninger. Målet er desuden at nedbringe omkostningerne til integrationer.

Hvem skal bruge standarderne?

Målgruppen for standarderne er myndigheder, konsulentvirksomheder og leverandører, som indkøber, rådgiver om og leverer it-løsninger, der i en eller anden grad administrerer sager og dokumenter til styring og dokumentation af arbejdsgange og forvaltning.

Målgruppen repræsenterer således en forretningsmæssig samt en it-mæssig indsigt og interesse både i et strategisk perspektiv og i et operationelt perspektiv.

Hvem udarbejder standarderne?

OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet (Sag og dokument) blev nedsat i januar 2009. Udvalget har ansvaret for standardiseringen af sags- og dokumentområdet inden for stat, regioner og kommuner.

Ud fra en prioritering af, hvad der giver størst forretningsmæssig værdi og med udgangspunkt i referencearkitekturen for ESDH, nedsætter OIO-udvalget løbende arbejdsgrupper med deltagere fra både den offentlige sektor og systemleverandører.

Det er arbejdsgruppernes opgave at udarbejde konkrete oplæg til standardiserede serviceinterfaces. Hvert oplæg beskriver, hvad interfacet skal kunne for at understøtte de forretningsmæssige behov for dataudveksling, herunder hvilke krav til sammenhænge der er til andre områder.

Godkendte Sag og dokument standarder

I 2009 blev der udarbejdet i alt seks standarder, som efter en offentlig høring blev godkendt af OIO-komitéen i december 2009. Det drejer sig om fem specifikationer af serviceinterfaces for:

• Sag
• Dokument
• Arkivstruktur
• Organisation
• Klassifikation

samt specifikationen:

• Generelle egenskaber for serviceinterfaces på sags- og dokumentområdet

Standarderne er i løbet af 2011 og første halvår af 2011 blevet gået igennem for fejl og uhensigtsmæssigheder og er pr. juli 2011 opdateret til en version 1.1.

De kan downloades fra OIO-udvalgets gruppe på digitaliser.dk

Gyldighedsområdet for standarderne

ESDH-systemer:
Sag og dokument standarderne vil i en periode frem til 1. januar 2011 være gældende samtidig med de oprindelige FESD-standarder. I 2011 forventes standarderne at indgå som åbne obligatoriske standarder, jf. regeringens aftale med de kommunale parter om at anvende åbne obligatoriske standarder for software i det offentlige.

Fagsystemer:
Sag og dokument standarderne er godkendt som ”anbefalede standarder” for såkaldte fagsystemer, der håndterer sager og dokumenter. Det bemærkes, at standarderne vedrørende Organisation og Klassifikation har et bredere anvendelsesområde end sags- og dokumentområdet.

Vejledning om ikke-funktionelle egenskaber

Der er i tilknytning til standarderne lavet en vejledning, der skal hjælpe til med afklaringen af, hvilke ikke-funktionelle egenskaber løsninger på sags- og dokumentområdet bør have. Ikke-funktionelle egenskaber omfatter bl.a. forhold som sikkerhed, brugerstyring og transaktionsstyring.

Vejledningen kan downloades fra OIO-udvalgets gruppe på digitaliser.dk

Proof of Concept

Undervejs i standardiseringen blev der lavet et Proof of Concept projekt, hvor den ene af standarder blev implementeret og testet i open source CMS systemet Alfresco. Dette arbejde gav værdifuld viden, som blev brugt til at forbedre og forenkle standarderne. Denne viden kan også bruges af myndigheder og leverandører ved implementering og anvendelse af standarderne.

Dokumentationen fra Proof of Concept projektet ligger flere steder på nettet, og linkene til de forskellige netsteder er derfor samlet i en ressource på digitaliser.dk

Herudover gennemføres i 2010 en Proof of Business på standarden Organisation i Odense Kommune i systemet APOS. Den foreløbige dokumentation kan ses i samme gruppe på digitaliser.dk.

Høringsmaterialet

Høringsversionerne af de ovennævnte standarder og høringssvarene kan læses på høringsportalen.

Procesfortælling 2009 – 2015

I forbindelse med standardiseringsarbejdet er der blevet udarbejdet en procesfortælling med en case som gennemgår arbejdsgangene i forbindelse med en kommunal sagsbehandling vedrørende kontanthjælp.

Casen danner et udgangspunkt for en vurdering og fremskrivning af arbejdsgangene til en fremtid, hvor der med fællesoffentlige standarder vil kunne lægges op til en noget mere sammenhængende og sømløs sagsbehandling.

Casen kan downloades på digitaliser.dk

Tilgængelighed

Standarderne omhandler kommunikation mellem systemer og håndterer ikke forhold, som påvirker dokumenters tilgængelighed. Det skal dog tilføjes, at  hvis et dokument er udformet tilgængeligt fra starten, vil det via standarderne bevare sin tilgængelighed.

Men tilgængelighed som sådan er afhængig af dem der producerer ESDH-systemerne, de tilknyttede tekstbehandlingsystemer og de brugergrænseflader systemleverandørerne udformer.  

OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet opfordrer derfor alle myndigheder og leverandører til at gøre deres dokumenter og ESDH systemer tilgængelige for personer med funktionsnedsættelse.

Digitaliseringsstyrelsen vedligeholder vejledninger og værktøjer vedr. tilgængelighed:

 Materiale om tilgængelighed