Projektet er afgrænset som følger:

1. Projektet vedrører alene formaterne ODF og Ecma Office Open XML (EOOXL). Dog berøres de mest benyttede lukkede standarder også i projektet, idet de repræsenterer myndighedernes virkelighed i dag (dvs. Word 2000, Word XP og Word 2003, som vurderes at udgøre over 90 % af tekstbehandlingssystemer i de offentlige myndigheder). Dermed vurderes det offentliges nuværende ikke-redigerbare udvekslingsformat PDF ikke i projektet.

2. Anbefalingen om to åbne dokumentformater gælder kun redigerbare tekstbehandlingsdokumenter. Det betyder, at det fortsat anbefales at benytte Adobes PDF til udveksling af færdige publikationer og dokumenter, og XHTML til fremvisning af websider. Af beslutningen følger det dermed, at offentlige myndigheder skal kunne læse både PDF, ODF og EOOXML.

   Projektet prioriterer dermed at belyse scenarier, hvor det offentlige udveksler redigerbare dokumenter, uanset om disse læses eller redigeres. Udveksling af ikke-redigerbare dokumenter falder dermed som udgangspunkt uden for projektet, jf. også afgrænsning pkt. 1.

3. Projektet omhandler ikke en vurdering af standardernes konkrete indhold eller deres modenhed (udover hvad der eventuelt måtte være nødvendigt for at vejlede myndighederne).
4. Projektet leverer ikke økonomiske konsekvensvurderinger.
5. Anbefalingen gælder kun udveksling af redigerbare tekstbehandlingsdokumenter mellem myndigheder, ikke myndighedens interne sagsbehandling.
6. Tekstbehandlingssystemer har en lang række funktionaliteter, spændende fra simpel formatering til avanceret grafik, høringsfunktion osv. Projektet vil ikke forholde sig til alt, men i stedet definere et funktionalitetsloft på baggrund af myndighedernes udvekslingsbehov.