Omkostninger

De tre følgende lister giver en oversigt over mulige omkostningsposter for hver af de tre typer af systemer: pc-baserede systemer, videomødeudstyr til små grupper og dedikerede videomøderum. Endvidere kan virksomheder her downloade et regneark til beregning af den samlede investering og de løbende driftsomkostninger for den løsning, som virksomheden har brug for. I dialog med en eller flere leverandører kan virksomheden få præsenteret de enkelte omkostninger, som den herefter indtaster i regnearket. Oversigterne er en skitsering af, hvilke poster, der må forventes udgifter til, hvis virksomheden ikke allerede har det nødvendige udstyr eller inventar. Ofte vil leverandører kunne tilbyde samlede systemer, hvor flere af nedenstående poster er indeholdt.

Virksomheder kan vælge at leje, lease eller købe deres videomødeudstyr alt efter hvilken anskaffelsesform, der vil være den mest fordelagtige for virksomheden.  Afhængig af virksomhedens behov og eksisterende netværk og infrastruktur vil de løbende årlige driftsomkostninger som oftest repræsentere ca. 8-12 % af den initiale investering (ved køb) – Se casene for eksempler på både faste og variable omkostninger ved forskellige videomødeløsninger.

Pc-baserede systemer

• Pc – bærbar eller stationær – med tastatur, mus og skærm (findes ofte allerede)
• Kamera (kan være integreret i computer eller skærm)
• Headset (med mikrofon og høretelefoner – alternativt højtaler og mikrofon, som evt. allerede er integreret i computeren)
• Internet eller netværksforbindelse (som oftest allerede etableret)
• Software til afholdelse af videomøder (kan være gratis)
• Uddannelse og træning, manualer samt organisatorisk forankring (afhængig af antal ansatte, placeringer, kompetenceniveau og motivation)

Videomødeudstyr til små grupper

• Skærme (maksimalt to pr. brugerenhed) med indbyggede højtalere
• Mikrofon(er) til placering på bordet
• Kamera
• Videomødesoftware og opgraderinger
• Server til videooptagelser
• Udstyr der kan etablere forbindelse mellem flere end to enheder, eksempelvis Multipoint Switch Kontrolenhed
• Netværksforbindelse (evt. opgradering) og løbende omkostninger hertil
• Borde og stole (er ofte allerede tilgængeligt)
• Evt. afskærmning
• Uddannelse og træning, manualer, organisatorisk forankring (afhængig af antal ansatte, placeringer, kompetenceniveau og motivation)
• Drift, service og supportaftale – sandsynligvis helt eller delvist med leverandør.

Dedikerede videomøderum

• Belysning
• Møbler, eventuelt særligt tilpassede
• Vægbeklædning og kabinetter til udstyr og langs vægge
• Ventilation
• Skærme (op til fem) med indbyggede/eksterne højtalere
• Mikrofon(er) til placering foran deltagerne på bordene
• Kameraer – eventuelt inkl. specielle kameraer til produktpræsentationer
• Udstyr der kan etablere forbindelse mellem flere end to enheder, eksempelvis Multipoint Switch Kontrolenhed, videomødesoftware og opgraderinger
• Server til videooptagelser
  Netværksforbindelse (evt. opgradering) og løbende omkostning hertil
• Uddannelse og træning, manualer, organisatorisk forankring (afhængig af antal ansatte, placeringer og kompetenceniveau og motivation)
• Drift, service og supportaftale – sandsynligvis helt eller delvist med leverandør.