5. Vurdering af implementeringen af standarder uafhængig af platform

Udvalget er som omtalt i afsnit 2.1.2. bedt om at vurdere ”de reelle muligheder for og de praktiske erfaringer med at implementere standarderne uafhængigt af leverandør og platform”.

Udvalget baserer sin vurdering af de reelle muligheder for at implementere standarderne uafhængigt af leverandør og platform på en undersøgelse af produkter på markedet. Dette afdækkes ved en gennemgang af materiale fra leverandørerne.

Udvalget baserer sin vurdering af de praktiske erfaringer med at implementere standarderne uafhængigt af leverandør og platform på en spørgeskemaundersøgelse i den statslige sektor.

5.1. Gennemgang af relevante produkter på forskellige platforme

En platform opfattes i det følgende primært som et operativsystem. Herudover belyses muligheden for at sikre sammenhæng mellem de åbne dokumentformater og tværgående systemer som elektroniske dokumenthåndteringssystemer, ESDH, mail og indholdsredigeringsprogrammer til internettet (CMS), der anvender åbne dokumentformater.

5.1.1. Operativsystemer

Der tages udgangspunkt i følgende tre operativsystemer: Mac OS X, Linux og Windows.

På Mac OS X- platformen findes Microsoft Office Word for Mac 2004, der ikke understøtter de åbne standarder og Microsoft Office Word for Mac 2008 og iWork 08, der ikke kan modtage ODF-dokumenter. Mac-brugere kan vælge det gratis program NeoOffice[24], som understøtter både ODF og OOXML.

Mac-brugere kan vælge at installere det gratis program NeoOffice og benytte dette program som ekstern konverter mellem formaterne ODF og OOXML.

Det gælder for platforme baseret på varianter af Linux, at der ikke er adgang til et stort udvalg af tekstbehandlingssystemer. Valget er begrænset til tekstbehandlingssystemer fra OpenOffice.org eller SUN.

Linux-brugere kan dog vælge at installere en Windows-emulator eller køre en virtuel Windows-afvikling og derigennem have adgang til at afvikle tekstbehandlingssystemerne fra Microsoft.

Microsoft Windows som platform giver flere muligheder for at implementere tekstbehandlingssystemer, der imødekommer kravet om understøttelse af det ene af de to formater og kravet om modtagelse af begge de åbne formater. Windows-brugere kan vælge at nyanskaffe Microsoft Office Word 2007. Derudover er alle OpenOffice.org-produkterne frigivet til at køre på Windows. Uanset om man vælger at anskaffe et tekstbehandlingssystem, der er baseret på ODF eller OOXML, kan det implementeres på en Microsoft Windows platform.

Brugere af Microsoft Office Word 2007 har mulighed for at installere konverteren SUN ODF Plugin 1.2 for Microsoft Office, og derved vil de være i stand til at modtage ODF-dokumenter. Denne konverter er den, der klarer sig bedst i Magentas test.

5.1.2. Integration til it-fagsystemer og tværgående it-systemer

Anskaffelser af ESDH, mail, CMS og andre tværgående systemer efter 1. januar 2008 skal kunne understøtte et af de to obligatoriske, åbne dokumentformater.

IT- og Telestyrelsen gennemførte som led i studiet og pilotforsøget i november 2007 en leverandørparatheds­vurdering i samarbejde med IT-Branchen. I leverandørparathedsvurderingen[25] er der en sammenfattende vurdering fra leverandørerne, der lyder:

”De nye formater vurderes at give

• En højere grad af frihed i valget af "produktionsværktøj"
• Nemmere integrationer til tredje part
• Nemmere dataudveksling og integrering af informationer i forretningsprocesser
• En bedre fremtidssikring, da formaterne er åbne”

Leverandørerne forventer med andre ord, at myndighederne bliver bedre stillet i forhold til integration til fagsystemer og dataudveksling, og at der vil blive større valgfrihed ved indførsel af de åbne standarder.

10 ud af de 14 leverandører svarede i undersøgelsen, at deres it-løsninger under­støtter ODF/OOXML i en eller flere af deres versioner. En del af leverandørerne svarede dog, at de har oplevet udfordringer med at håndtere de åbne dokument­formater.

Størstedelen af de systemer, der indgår i besvarelserne af parathedsvurderingen, er ESDH-systemer, fulgt af CMS-systemer. Disse systemer producerer ikke i sig selv dokumenter i de åbne formater, men opbevarer/publicerer dem. Derfor bør det indgå i en vurdering af deres evne til at understøtte de åbne dokumentformater, hvilke redigeringsværktøjer, disse systemer integrerer til.

Resultatet af leverandørparathedsvurderingen viser, at det i største omfang er Microsoft Office Word, løsningerne kan integrere til. Der er kendskab til, at integration til tekstbehandlingssystemer både kan være baseret på formatet, men i også i andre tilfælde være applikationsspecifik. Når integrationen er specifik for applikationen, er interoperabiliteten afhængig af den samlede konfiguration af applikation og forretningssystem.

Flere besvarelser fra spørgeskemaundersøgelsen peger på, at der ikke har været de store udfordringer med integrationen til fagsystemer. Det ser ud til, at mængden af de modtagne dokumenter i de to formater er så lille, at det ikke har givet anledning til væsentlige bekymringer.

Det konstateres, at selv om leverandørerne svarer, at deres it-løsninger understøtter de åbne formater, kræver det en ændring i opsætningen eller implementering af en opdatering, før dette gælder i praksis.

5.2. Erfaringer med praktisk implementering uafhængigt af platform

Samtlige statslige myndigheder, der har svaret på spørgeskemaundersøgelsen, anvender Microsoft Windows som operativsystem.

Spørgeskemaets resultater viser ingen systematisk forskel i tilfredsheden afhængigt af, hvilket operativsystem, der anvendes. Også de observerede fejl i konverteringen er de samme på tværs af operativsystemer.

Således er der ikke noget, der tyder på, at de forskellige versioner af Microsoft Windows, som myndighederne i spørgeskemaundersøgelsen anvender, giver anledning til forskelle i interoperabiliteten mellem formaterne.

Der er i spørgeskemaundersøgelsen heller ingen indikation af, at myndigheder, der anvender en løsning, hvor konvertering sker på en intern/fælles server, har større eller mindre tilfredshed med konverteringerne og løsningen, end de myndigheder, hvor konvertering sker på brugernes klienter.

Flere besvarelser fra spørgeskemaundersøgelsen peger på, at der ikke har været væsentlige udfordringer med integrationen til tværgående systemer, såsom sags- og dokumenthåndteringssystemer.. Igen ser det ud til, at mængden af de modtagne dokumenter i de to formater er så lille, at det ikke har givet anledning til væsentlige bekymringer.

Der er et eksempel på, at integrationen til ESDH-systemet for arkivering ikke virker. En myndighed peger således på, at de foreløbigt har ventet i otte måneder på deres leverandør, for at få leveret ændringer til systemer, der sikrer arkivering af dokumenter i formaterne ODF og OOXML.

Dermed er det også indikeret, at selv om leverandørerne svarer, at deres it-løsninger understøtter de åbne formater, kan det i praksis vise at kræve en ændring i opsætningen eller implementering af en opdatering, før dette gælder i praksis for myndighederne.