4. Vurdering af interoperabilitet inden for funktionalitetsloftet

Udvalget er, som omtalt i afsnit 2.1.1., bedt om at vurdere ”software­leveran­dørernes evne til at sikre interoperabilitet mellem de to standarder i deres produkter i forhold til det offentliges udvekslingsbehov (funktionalitetsloft.)”

Ekspertudvalget baserer sin vurdering af interoperabilitet mellem dokument­formaterne OOXML og ODF på resultaterne fra IT- og Telestyrelsens videns­indsamling, pilotforsøg og laboratorietest fra efteråret 2007. Materialet herfra er suppleret med opdaterede undersøgelser af konverteringsprodukter på markedet og en ny spørgeskemaundersøgelse blandt statslige myndigheder[21].

Spørgeskemaundersøgelsen viser i overensstemmelse med de tidligere gennemførte undersøgelser, at udbredelsen af de åbne dokumentformater ODF og OOXML i praksis er ret beskeden.

Tidligere undersøgelser har vist, at myndighederne kun i beskedent omfang har oplyst om problemer med overholdelse af krav om åbne dokumentformater.

I afsnit 4.1. vurderes softwarelevarandørernes evne til at sikre interoperabilitet på baggrund af en gennemgang af tilgængelige produkter på markedet. I afsnit 4.2. vurderes interoperabiliteten indenfor funktionalitetsloftet på baggrund af resultaterne fra IT- og Telestyrelsens pilot- og laboratorieforsøg og data om statslige myndigheders erfaringer.

4.1. Tilgængelige konverteringsløsninger på softwaremarkedet

Vurderingen af softwareleverandørernes evne til at sikre interoperabilitet baserer udvalget på undersøgelser af software på markedet til konvertering mellem ODF og OOXML og udvalgte tekstbehandlingsprogrammers understøttelse af formaterne foretaget af Devoteam Consulting og konsulentfirmaet Magenta. Undersøgelserne er foretaget i maj 2007 og gentaget og opdateret i november 2007, i juni 2008 og i oktober 2008. Undersøgelsernes oplysninger er delvist fremkommet ved, at virksomheder selv har oplyst om deres produkters understøttelse af henholdsvis OOXML og ODF.

Ved konverteringssoftware forstår udvalget softwareprodukter eller en kombination af softwareprodukter, som er i stand til at konvertere dokumenter fra ODF til OOXML og/eller omvendt.

Konverteringssoftware kan være indeholdt i et tekstbehandlingsprogram eller en kontorpakke, der kan åbne og gemme i begge formater helt på lige fod. Det kan også være et selvstændigt program, der kan åbne i det ene format og gemme i det andet eller mere sandsynligt: åbne og gemme i det ene format og kun gemme i det andet.

Nedenstående tabel viser en oversigt over de mest udbredte tekstbehandlings­programmers understøttelse af ODF henholdsvis OOXML.

Det ses af ovenstående tabel, at tekstbehandlingsprogrammerne Microsoft Word og KWord umiddelbart kun kan åbne og gemme i det ene format. Det samme gælder iWork 08 til Mac OS X. NeoOffice 2.2.3 understøtter begge formater. Microsoft Word og KWord kan udstyres med et plugin, der gør det muligt at åbne og gemme i det andet format.

Corel WordPerfect Office X4, der blev udgivet i foråret 2008, har indbygget mulighed for at åbne og vise både ODF og OOXML, men det er ikke muligt at gemme i nogen af formaterne. OpenOffice.org version 3.0 giver mulighed for at læse OOXML. Programmet kan dog kun skrive ODF og kan dermed ikke siges at understøtte begge formater.

Nedenstående tabel viser en oversigt over software, der er tilgængelig som selvstændige konvertere og plug-ins.

Ovenstående tabel indeholder både klientbaserede konvertere, hvor konverterings­muligheden er en del af selve tekstbehandlingsprogrammet, som en tilføjet plugin, og selvstændige konverteringsprogrammer installeret på brugerens computer.

Den omfatter desuden web- og e-mailtjenester, hvor en hjemmeside eller en e-postkasse på et inter- eller intranet, konverterer dokumenter for brugerne.

Endelig omfatter tabellen serverbaseret integreret konvertering, hvor konverteren installeres i forbindelse med f.eks. en e-postserver og automatisk opfanger e-post med vedhæftede filer, som den konverterer baseret på nogle givne regler, uden at brugeren involveres.

Konsulentfirmaet Magenta har i en rapport fra oktober 2008 vurderet kvaliteten af konverterne[22].

Det fremgår heraf, at MS Office 2007 med Sun-konverteren i version 1.2 (nyeste version) havde den højeste konverteringskvalitet. MS Office 2007 med den forrige version af Sun-konverteren klarede sig næstbedst. OpenOffice.org 2.x med Novell-plugin klarede sig nogenlunde som Office 2007 med MS-plugin'et, som den er baseret på.

Den sammenfattende konklusion er, at konverterkvaliteten samlet set er forbedret marginalt, siden undersøgelsen blev indledt i februar 2008. I det følgende afsnit omtales kvaliteten af konverterne nærmere.

4.2. Interoperabilitet inden for funktionalitetsloftet

Analysen i dette afsnit bygger på resultaterne af de gennemførte pilotforsøg i 2007 samt efterfølgende test foretaget af konsulentfirmaet Magenta, som har afrappor­teret sine observationer i en rapport fra oktober 2008.

Derudover er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse i en række udvalgte statslige myndigheder, som giver et opdateret input på den faktiske situation hos flere myndigheder. Spørgeskemaet giver både input til de udfordringer, som myndighederne oplever mht. interoperabiliteten mellem de to åbne dokument­formater samt DOC, men også hvordan de har designet deres konverteringsløsning, og hvilke tekniske platforme, de opererer på.

Formaterne ODF, OOXML og DOC understøtter ikke nøjagtig de samme sæt af egenskaber og funktionaliteter. Derfor kan der være egenskaber i et dokument­format, som ikke understøttes i et andet. Det betyder, at konverterne generelt kan have problemer med at oversætte indhold korrekt ved brugen af visse funktionali­teter.

Magenta peger i sin rapport eksempelvis på, at en egenskab som fodnoter ikke er defineret ens i de to åbne formater ODF og OOXML. Derudover vil der selv inden for samme format være udfordringer med tekstfonte, da forskellige PC'er og operativsystemer vil fortolke tekstfonte forskelligt.

De praktiske test viser, at eksisterende konvertere ikke er modne nok til, at man som myndighed kan basere sig udelukkende på disse. Bl.a. viser testene, at modtagelse og konvertering af de åbne dokumentformater skaber varierende former for datatab.

Generelt er det i pilottestforløbet konstateret, at mere komplekse dokumenter giver større udfordringer, men i nogle tilfælde gav også simple dokumenter problemer.

Der var ikke væsentlige forskelle på resultaterne mellem de testede konvertere. Nye versioner af de eksisterende konvertere, der udkom under gennemførelsen af pilottestene, viste dog en udvikling mod færre udfordringer.

Den væsentligste konklusion i Magenta’s rapport[23] er, at kvaliteten af de eksisterende konvertere kun er forbedret marginalt i løbet af undersøgelses­perioden. Der er endnu ikke konvertere, der kan konvertere problemfrit mellem de to åbne formater OOXML og ODF.

De nuværende interoperabilitetsproblemer handler i vid udstrækning om felter, fodnoter og indholdsfortegnelser. Derudover viser resultatet af Magenta’s test, at f.eks. OLE-objekter, tegninger og sidenummereringer også har en høj hyppighed af fejlobservationer.

4.2.1. Scenarie for interoperabilitet: OOXML à DOC

Erfaringerne fra pilotforsøgene viste, at der generelt kun er få udfordringer for myndigheder, som skal modtage OOXML-formaterede dokumenter, når de allerede anvender DOC. For versioner af Microsoft Office før version 2007 er det nød­vendigt at installere Microsoft Compatibility Pack, som kan hentes gratis på nettet. Konverteren fungerede tilfredsstillende inden for funktionalitetsloftet i langt de fleste tilfælde i pilotforsøgene. Erfaringerne fra pilotforsøgene er blevet under­støttet af spørgeskemaundersøgelsen, som viser, at der blandt myndighederne er tilfredshed med konverteringen fra OOXML til DOC.

4.2.2. Scenarie for interoperabilitet: ODF à DOC

Modtagelsen af ODF-dokumenter hos en myndighed, der endnu ikke har nyan­skaffet, vil ifølge spørgeskemaundersøgelsen betyde, at ODF-dokumentet skal konverteres til DOC-format. Generelt er der i denne situation nogle udfordringer for myndighederne. For at kunne modtage og læse ODF i tekstbehandlingssystemet med DOC som produktionsformat er det nødvendigt at installere en konverter. I pilotforsøgene er to forskellige konvertere til modtagelse af ODF på en DOC-baseret platform testet:

• SourceForge CleverAge Odfconverter Add-in for Word
• SUN ODF Plug-in for Microsoft Word 1.1

Generelt kan det konstateres, at konverteringer i dette scenarie med disse konvertere fungerer med nogle udfordringer. Svarene fra spørgeskemaundersøgelsen viser ligeledes, at der er problemer ved konvertering fra ODF til DOC. De fleste nævner problemer med:

• Formatering
• Tabeller
• Indsatte statiske billeder og grafik
• Skabeloner og makroer

4.2.3. Scenarie for interoperabilitet: OOXML à ODF

I pilotforsøgene var konverteringer og konverteringsmuligheder, hvor en myndig­hed vil importere OOXML til ODF, generelt mangelfulde. For at kunne modtage og læse OOXML i tekstbehandlingssystemet var det nødvendigt at installere en konverter, men udbuddet af relevante tekniske løsninger var her stadig begrænset. 

Den eneste konverter på markedet, da pilotforsøgene blev afviklet og ved udgangen af 2007, som understøttede direkte import af OOXML-dokumenter i ODF-baserede tekstbehandlingssystemer, var Novells ODF-konverter, ”OpenOffice.org Open­XML Translator”, der dengang var udgivet i en version 1.0.0.2 til MS Windows, og en version 1.0.0.5 til Linux. Samtidig var det eneste tekstbehandlings­program, konverteren kan integreres til, OpenOffice Novell Edition version 2.0.4 og 2.1.

Disse pakker er senere kommet i en nyere version, som Magenta har testet (OpenOffice Novell Edition version 2.3 med en version 1.1 af konverteren på en Vista baseret PC). Magenta’s konklusion er, at den nyeste version af Novell-konverteren kun klarer sig marginalt bedre end den gamle. Dette understøtter konklusionen fra pilottestene og betyder, at der stadig er tale om mangelfuld konvertering fra OOXML til ODF.

4.2.4. Scenarie for interoperabilitet: ODF à OOXML

Også konvertering den anden vej er kompliceret. Når en myndighed har valgt at basere sine tekstbehandlingssystemer på OOXML som produktionsformat, rummer modtagelsen af ODF-dokumenter en udfordring. For at kunne modtage og læse ODF i tekstbehandlingssystemet er det nødvendigt at installere en konverter. I pilotforsøgene er konverteren ”SourceForge CleverAge Odfconverter Add-in for Word” testet til modtagelse af ODF på en OOXML-baseret platform. 

Generelt kan det i pilotforsøgene konstateres, at konverteringer i dette scenarie med denne konverter fungerer med nogle udfordringer. Det er også Magenta’s obser­vation, at konvertering denne vej ikke er optimal, men meget lig konverteringen fra OOXML til ODF. Det er samme kildekode, der ligger til grund for de to konverter­inger, hvorfor det ikke er overraskende, at kvaliteten af konverteringen er meget ens.

Efterfølgende er SUN-konverteren ”SUN ODF Plug-in for Microsoft Word” kommet i en ny version (1.2), som også virker sammen med MS Word 2007. Magenta har testet denne nye version, og resultatet viser, at denne konverter klarer sig bedre end den konverter, der blev brugt under pilotforsøgene.

4.2.5. Løsningsmuligheder

Der er som vist ingen løsningsmodeller, der kan konvertere problemfrit. Derfor kan en løsningsmodel f.eks. bestå af en konverteringsløsning, som efter behov kan suppleres med en strategisk anvendelse/udrulning af en supplerende tekst­behand­lingsapplikation eller viewer. Denne anbefalede tekniske løsningsmodel skal så kombineres med en hensigtsmæssig arbejdsproces, der sikrer, at der er minimalt tab af data efter konverteringen.

Mulige tekniske løsningsscenarier kan således være

• Et tekstbehandlingssystem, som understøtter begge de obligatoriske, åbne dokumentformater. I dag er der ingen udbredte produkter, der er anvendelige på operativsystemer, som er almindelige i danske offentlige myndigheder..
• Et tekstbehandlingssystem, som understøtter et af de obligatoriske, åbne dokumentformater suppleret med en konverter til understøttelse af det andet format. Udvalget finder en sådan fremtidig løsning, der er anvendt af to af de adspurgte myndigheder, sandsynlig.
• Et tekstbehandlingssystem, som ikke understøtter nogle af de obligatoriske åbne dokumentformater, suppleret med to konvertere. Udvalget ser dette som et sandsynligt scenarie, der i dag anvendes af næsten alle de adspurgte myndigheder
• To tekstbehandlingssystemer, som hver håndterer et af de åbne dokument­formater, evt. gennem konvertere. Denne løsning anvendes i dag ikke af nogen af de adspurgte myndigheder
• Viewere til ODF og OOXML som supplement til det eksisterende tekstbehandlingssystem. Denne løsning anvendes i dag af en enkelt af de adspurgte myndigheder.
• Konvertering via et tredje format, f.eks. DOC: Denne løsning bruges i dag i nogle tilfælde og opleves af nogle som det mest stabile.

I vejledningen overfor myndighederne er det anbefalet, at der sammen med de systemtekniske løsninger inddrages organisatoriske tiltag, såsom forankring, fastlæggelse af processer, kvalitetssikring, arkivering.

Spørgeskemaundersøgelsen viser, at omkring halvdelen af myndighederne har inddraget forskellige organisatoriske tiltag i løsningen.

4.3. Samlet vurdering af interoperabilitet

På baggrund af gennemgangen i afsnit 4.1. af den eksisterende kontorsoftware vurderer ekspertudvalget, at softwareleverandørerne har sikret, at der foreligger produkter, som kan give interoperabilitet. Det er således muligt for offentlige myndigheder at implementere tilgængelig software, der sikrer myndighedernes overholdelse af kravet om at kunne modtage dokumenter i begge formater og at efterleve krav om, at nyanskaffede it-løsninger understøtter ét af de to formater.

På baggrund af gennemgangen af afsnit 4.2. vurderer ekspertudvalget, at det er forbundet med visse problemer at konvertere mellem de to dokumentformater. Konverterkvaliteten er samlet set forbedret marginalt i perioden fra februar 2008 til oktober 2008.